Email (thư điện tử) là gì? Email dùng để làm gì? – Những điều bạn cần biết!

Trong thời đại công nghệ hiện nay, việc sở hữu cho mình một địa chỉ email không còn là điều xa lạ. Email đã trở thành một phần không thể thiết trong công việc hay học tập của mọi người. Nếu bạn vẫn đang thắc mắc email là gì, nó có những ưu điểm và hạn chế nào… thì bài viết sau chính là dành cho bạn!

1. Email là gì và ví dụ về email

Email (hay e-mail) là viết tắt của Electronic mail, có nghĩa là thư điện tử. Đây là một phương tiện trao đổi thông tin qua mạng internet giữa các thiết bị điện tử như điện thoại, laptop. Với email, người dùng có thể gửi và nhận thư tín, tài liệu bất cứ lúc nào với điều kiện internet ổn định. Hệ thống thư điện tử sẽ tự động lưu trữ và hỗ trợ chuyển tiếp khi cần thiết.

Thư điện tử – Email được ra đời từ năm 1960 – trước cả khi xuất hiện internet. Lúc này, email chỉ có thể được gửi qua lại giữa hệ thống máy tính nội bộ được kết nối với nhau chứ không thể gửi ra bên ngoài được. Đến năm 1971, với sự trợ giúp của internet, Ray Tomlinson đã phát triển hệ thống đầu tiên có thể gửi thư giữa các người dùng trên máy chủ khác nhau và sử dụng dấu @ để liên kết tên người dùng với máy chủ đích. Do vậy, ông được coi là “cha đẻ” của email và phương thức truyền thông tin này vẫn được email hiện nay sử dụng.

Những ví dụ về email có thể bạn sẽ bắt gặp: dangnguyen@gmail.com, abc@yahoo.com, peter@businessmail.com,…

2. Email dùng để làm gì?

Email đang ngày càng trở nên quan trọng trong cuộc sống hiện tại của mọi người bởi những vai trò sau:

• Trao đổi thông tin dễ dàng: Chỉ với một số thao tác với các thiết bị điện tử, bạn đã có thể nhanh chóng gửi và nhận thông tin từ bất kỳ ai, dù họ ở bất kỳ đâu, miễn là họ có địa chỉ email và kết nối internet!
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: So với hình thức gửi thư truyền thống thông qua bưu điện, email được coi là bước tiến cực lớn vì giúp rút ngắn phần lớn thời gian và chi phí chuyển phát, nhờ đó các công việc giao tiếp trở nên hiệu quả hơn. Hơn nữa, khoảng cách địa lý sẽ không còn là vấn đề nếu bạn muốn gửi thư cho ai đó nữa!
• Đính kèm được nhiều dạng dữ liệu khác nhau: Nội dung trong email bạn gửi đi, bên cạnh văn bản thì bạn còn có thể đính kèm thêm nhiều tập tin khác nhau như hình ảnh, âm thanh, file PDF,… trong email – điều mà hình thức gửi thư truyền thống khó có thể thực hiện được. Giờ đây mọi thứ trở nên đơn giản trong vòng “một nốt nhạc” với email.

3. Thư điện tử – email có những ưu điểm gì?

Email mang đến cho người dùng rất nhiều lợi ích trong quá trình trao đổi thông tin, giao tiếp giữa người với người, cụ thể:

• Là phương tiện trao đổi thông tin nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Có khả năng gửi kèm tệp đa phương tiện, thuận tiện cho giao tiếp.
• Không bị giới hạn về thời gian và khoảng cách địa lý, miễn là bạn có kết nối internet.
• Tính bảo mật cao do được cung cấp username và mật khẩu riêng biệt.
• Loại bỏ khả năng tình trạng lạc thư, hư hỏng thư như phương pháp truyền thống gửi bằng đường bưu điện.

4. Thư điện tử có hạn chế nào?

Bên cạnh những điểm ưu việt nói trên, email vẫn tồn tại một số hạn chế cho người dùng: 

• Đôi lúc, ý tứ và cảm xúc của người gửi không thể truyền đạt rõ ràng như giao tiếp trực tiếp.
• Khi những tập tin có chứa virus, thiết bị của người nhận có thể nhiễm virus khi mở và tải những tài liệu đó.
• Người dùng có thể bị làm phiền bởi những tin nhắn quảng cáo, spam.
• Dung lượng lưu trữ thường bị giới hạn với các email miễn phí.

5. Cách thức hoạt động của email

Email được chuyển đến tài khoản người dùng thông qua một số máy chủ máy tính. Những máy chủ này sẽ chuyển tin nhắn đến điểm cuối cùng và lưu trữ chúng để người dùng có thể nhận và gửi khi họ kết nối với cơ sở hạ tầng email. Email có thể được truy cập thông qua ứng dụng email hoặc giao diện web. Khi bạn nhấp gửi, thư sẽ được truyền từ máy tính của bạn đến máy chủ được liên kết với địa chỉ của người nhận.

6. Thư điện tử có dạng như thế nào, gồm mấy phần? – Cấu trúc chung của 1 email

Một địa chỉ email có cấu trúc gồm 2 phần cơ bản: [Tên email]@[Tên miền]

Tên email (hay còn gọi là Tên hộp thư) nằm trước ký hiệu @, dùng để xác định hộp thư của địa chỉ email đó. Tên này người dùng có thể tùy ý đặt, miễn sao nó là duy nhất và không trùng với địa chỉ email của người khác. Bạn có thể dùng các ký tự, chữ số và các dấu câu đặc biệt viết liền không dấu để tạo ra tên email.

Tên miền là phần tên mặc định của nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử hoặc tên miền riêng được người dùng đăng ký (có mất phí). Phần tên miền sẽ đứng sau ký hiệu @.

7. Những nội dung chính của một email

Một email cơ bản xem bao gồm các nội dung dưới đây:

• To (Đến): Khu vực điền email người nhận thư. Có thể gửi cho một hoặc nhiều người.
• Cc/Bcc: Tuỳ chỉnh nâng cao cho những người nhận thư của bạn. Khái niệm sẽ được giải thích rõ hơn ở phần 9.
• Subject (Chủ đề): Khu vực điền chủ đề/tiêu đề của thư. Người gửi thường sẽ chỉ ra chủ điểm chính của email ở phần này
• Nội dung email: Khu vực chiếm diện tích lớn nhất trong một email. Đây là nơi trình bày và chứa nội dung thông tin chính của email

8. Có mấy loại thư điện tử?

Hiện nay có 3 loại email phổ biến được mọi người sử dụng là email cá nhân, email doanh nghiệp và email khác (email marketing)

8.1. Email cá nhân

Là tài khoản thư điện tử được tạo bởi mỗi cá nhân và có thể dễ dàng được tạo ra bất kỳ lúc nào. Các dữ liệu, thông tin trao đổi trong email cá nhân sẽ được lưu trữ trong hộp thư người dùng. Cá nhân thường sử dụng bản miễn phí của các dịch vụ thư điện tử do đó tên miền của email sẽ là tên miền mặc định của nhà cung cấp dịch vụ như @gmail.com, @outlook.com,…

8.2. Thư điện tử doanh nghiệp

Là tài khoản thư điện tử sử dụng tên miền doanh nghiệp (có trả phí). Email doanh nghiệp sẽ được chính doanh nghiệp đó quản lý và cấp cho nhân viên sử dụng cho mục đích công việc, có thể thu hồi lại email để bảo mật dữ liệu nếu cần thiết. Bạn không thể tự ý tạo email doanh nghiệp khi chưa được cấp quyền.

8.3. Email marketing

Là một công cụ dùng trong Marketing. Email marketing sẽ được gửi đến những khách hàng tiềm năng với nội dung quảng bá, tiếp thị sản phẩm dịch vụ giúp doanh nghiệp có thể thu hút khách hàng và tăng doanh thu.

9. Một số thuật ngữ cơ bản bạn cần biết về email

Nằm lòng những thuật ngữ phổ biến dưới đây sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong quá trình sử dụng email:

9.1. Cc email là gì?

Cc trong email từ viết tắt của Carbon Copy, là người nhận bản sao email của bạn, không phải người nhận trực tiếp và xử lý email trực tiếp, chỉ nhận bản sao để nắm thông tin. Khi sử dụng tính năng CC, người nhận sẽ nhìn thấy tất cả các địa chỉ email nhận một cách công khai.

9.2. Bcc email là gì?

Bcc là viết tắt của từ Blind Carbon Copy. Tính năng này cũng tương tự như CC, tuy nhiên, tất cả địa chỉ mail người nhận sẽ được ẩn đi. Người nhận không biết được email này sẽ được gửi thêm bản sao cho ai khác.

9.3. Subject

Đây là chủ đề của email. Subject sẽ là một dòng tóm tắt ngắn gọn nội dung của toàn bộ email.

9.4. Re

Viết tắt của từ Reply, nghĩa là trả lời thư. Bạn thường thấy từ Re nằm ở đầu câu trong mục Chủ đề khi ấn trả lời một email nào đó.

9.5. Fwd

Là viết tắt cho Forward, nghĩa là Chuyển tiếp. Bạn sẽ nhìn thấy từ Fwd nằm ở đầu mục Chủ đề tương tự như Re khi bạn chuyển tiếp một email đến cho người nhận thứ ba.

9.6. FYI

Là viết tắt của cụm từ For Your Information, nghĩa là “Thông tin đến bạn/ Thông tin bạn cần biết”. FYI thường xuất hiện dòng đầu tiên của email khi bạn chuyển tiếp email đến người khác và nội dung email vẫn được giữ nguyên, giúp cung cấp thêm thông tin cần thiết cho người nhận mail.

9.7. Spam mail (thư rác) là gì?

Những email có tần suất gửi khá dày đặc và nội dung thường xoay quanh những chương trình quảng cáo. Đôi khi những email được đưa vào mục Spam mail còn có thể là những email chứa nội dung lừa đảo, chứa link virus, phần mềm độc hại. Bên cạnh đó, một số địa chỉ email bị đưa nhầm vào Spam mailbox do bị hệ thống nghi vấn, đánh giá là chứa nội dung quảng cáo, địa chỉ lạ hoặc chứa đường link nguy hại.

9.8. Snoozed

Là “Đã tạm ẩn”, một tính năng trong mail dùng để chỉ những email mà bạn không muốn chúng xuất hiện ở mục Hộp thư đến nhưng không muốn xóa chúng đi.

9.9. Scheduled

Mục này sẽ chứa những email được lên lịch sẵn, sẽ được gửi vào một mốc thời gian nhất định. Nhờ đó, bạn có thể cài đặt email gửi vào đúng những thời điểm quan trọng, tránh trường hợp quên hoặc gửi sai thời gian. 

9.10. Push mail

Là một cách sử dụng hệ thống gửi thông báo mỗi khi có email mới trên các thiết bị di động. Khi đó, thông qua thông báo này, bạn có thể biết được khi nào có mail đến một cách “thần tốc” và check mail chỉ trong một nốt nhạc thay vì phải thường xuyên vào mail và check thủ công như trước.

9.11. Email address là gì?

Đây chính là địa chỉ ĐẦY ĐỦ email của bạn (bao gồm cả tên email, tên miền). Nếu muốn gửi email tới người nhận, bạn cần gõ chính xác email address của người đó.

9.12. Bounced email là gì?

Email bounce xảy ra khi một email bị máy chủ từ chối gửi đi. Tình trạng này xảy ra khi hộp thư người nhận bị đầy, máy chủ ngừng hoạt động hoặc email người nhận không tồn tại.

9.13. Email Signature là gì?

Chữ ký email (Email Signature) là thông tin được xuất hiện cuối cùng trong phần nội dung của một email marketing. Một email signature sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách làm việc của người gửi thư.

9.14. Mail Server là gì?

Mail Server (hay Email Server) là hệ thống máy chủ được cấu hình riêng theo tên miền của doanh nghiệp dùng để gửi và nhận thư điện tử. Hiểu đơn giản đây là một trung tâm dữ liệu, lưu trữ và truy xuất thông tin trên Internet, mọi email bạn gửi đều phải đi qua Mail Server trước khi tới hòm thư của người nhận.

10. Mẹo sử dụng email hiệu quả

Với vai trò quan trọng của email trong cuộc sống hiện nay, bạn thực sự cần sở hữu và biết cách sử dụng thành thạo nó. Dưới đây là 7 mẹo sử dụng email hiệu quả có thể giúp ích cho bạn:

10.1. Địa chỉ email chuyên nghiệp

Địa chỉ email chính là điều đầu tiên để bạn gây ấn tượng với người nhận, do đó hãy cẩn thận và chú ý ngay từ khâu đặt tên này. Địa chỉ email nên đặt dựa trên tên thật của bạn, tránh dùng nickname nhí nhố hay chỉ dùng con số. Sử dụng email doanh nghiệp, có tên miền riêng cũng là một cách khiến email của bạn trông chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

10.2. Tiêu đề rõ ràng

Đây là mục rất quan trọng nhưng lại hay bị mọi người bỏ qua. Tiêu đề của thư điện tử sẽ giúp người nhận nắm được khái quát nội dung của bức thư bạn gửi và tăng khả năng họ sẽ đọc. Đồng thời, nếu muốn đọc lại thư thì tiêu đề là yếu tố để bạn tìm kiếm nhanh chóng hơn. Hãy đặt một tiêu đề mail ngắn gọn, súc tích và rõ ràng cho mỗi lần gửi thư để tăng độ chuyên nghiệp nhé!

10.3. Đọc và chỉnh sửa kỹ trước khi gửi

Để thể hiện sự tôn trọng với người nhận, bạn nên kiểm tra kỹ email của mình trước khi nhấn gửi vì bạn sẽ không thể thu hồi lại được. Hãy check xem địa chỉ email người nhận đã chính xác chưa, nội dung thư có lủng củng không, có truyền đạt hết những gì cần trao đổi không, có lỗi chính tả nào không, các tệp liên quan đã đính kèm đầy đủ chưa nhé.

10.4. Lời chào chuyên nghiệp

Một lời chào lịch sự và phù hợp là điều cần thiết trong mỗi email. Điều này sẽ tạo thiện cảm cho người đọc cũng như thể hiện thái độ lịch sự, tông trọng đối phương của người gửi. Tùy vào đặc điểm của người nhận mà bạn có thể điều chỉnh lời chào thân mật hay trịnh trong. Một lưu ý khi viết email tạo sự chuyên nghiệp đó chính là hạn chế tối đa viết tắt, viết hoa và đặt dấu câu đúng chỗ, đầy đủ. Nên thống nhất sử dụng 1 ngôn ngữ từ đầu đến cuối, trừ trường hợp một số từ chuyên ngành có thể viết bằng ngôn ngữ khác.

10.5. Cẩn thận với những đường dẫn lạ

Khi nhận được một email từ người lạ và trong nội dung có chứa các đường link lạ, bạn nên cảnh giác và tuyệt đối không nên ấn vào các đường link này. Chúng có thể chứa virus nguy hiểm cho thiết bị, đồng thời có nguy cơ bị đánh cắp thông tin, tiền bạc,…

10.6. Sử dụng chữ ký email

Như đã giới thiệu ở phần trước, chữ ký trong email – email signature là một đoạn văn bản, chẳng hạn như thông tin liên hệ hoặc câu châm ngôn bạn thích, và được tự động thêm làm phần chân trang ở cuối email. Nó cũng là một phần thể hiện thương hiệu cá nhân của bạn. Chữ ký dùng để khuyến khích người dùng hồi âm, cung cấp thông tin liên lạc và thu hút người xem theo cách tích cực và dễ nhớ.

10.7. Thường xuyên dọn dẹp mail rác

Khi sử dụng email cá nhân, bạn sẽ thường xuyên nhận được thư rác, spam mail quảng cáo, tiếp thị có thể với tần suất khá dày đặc. Chúng sẽ chiếm một dung lượng nhất định và khiến bạn không còn đủ không gian để lưu trữ email quan trọng. Vì thế, bạn hãy thường xuyên dọn dẹp mail rác để giải phóng không gian lưu trữ.

Hy vọng những thông tin trong bài viết đã giúp bạn nắm một số thông tin cơ bản để biết email là gì. Và nếu bạn đang tìm hiểu thêm về quảng cáo email marketing? Hãy liên hệ ngay vớ ShopBase để được hỗ trợ và giải đáp nhanh chóng.

SHOPBASE – DROPSHIPPING, PRINT-ON-DEMAND MADE EASY

• Website: https://www.shopbase.com/
• Fanpage: https://www.facebook.com/ShopBaseVietnam/
• Cộng đồng ShopBase VN – Dropship & POD
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ShopBaseVietnam
• Địa chỉ: 130 Trung Phụng, Đống Đa, Hà Nội
• Hotline: 024 6296 9246